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关于做好 2019 年度档案材料移交工作的通知
发布时间: 2020-05-12

  亚博登录首页各分子公司、yabo亚博app建造各职能中心及各项目部:

  为保障亚博登录首页公司档案的完整及时性,根据档案管理工作安排及要求,亚博登录首页档案室开始接收 2019 年度的档案资料。请各分、子公司各部门认真收集应归档的文件资料,及时整理移交亚博登录首页档案室,相关要求如下:

  一、 归档移交范围

  请各单位及相关部门参照《档案管理制度》要求,按照《公司档案类目及保管期限表》(详见附件 2)归档移交文书档案、财务档案、科技档案等各类材料。

  注:1、各部门对照归档范围若有不相符之处,望及时反馈档案室,以便修订。2、新成立单位归档范围尚末列入附件(2)中,相关部门可根据本部门实际情况,将档案材料进行移交。

 二、 归档整理与文件材料要求

  (一)归档整理要求

  1、各单位要高度重视、做好本单位档案材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

  2、各部门兼职档案员负责本部门档案材料的收集、整理,确保档案材料收集齐全、完整,并按时移交亚博登录首页档案室。

  3、凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责移交, 相关部门协助提供材料。

  (二)归档文件材料要求

  1、归档文件材料原则上为原件,不归档复印件(重要文件无原件的,可提供复印件,但须备注清楚原件去向及存档地)。

  2、归档文件材料应完整、准确,档案整理过程中需逐(件)检查,做到不缺项、不漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏,特别是附件不能遗漏。

  3、归档文件材料字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。文件内容、格式应符合公文标准及专业文件编制规范。

  4、移交材料(特别是上级批文、来文)若有电子扫描件请将电子版一并移交亚博登录首页档案室,并在移交清单中注明。

  5、对于保密性较强的档案材料,在移交时应加以说明。

  三、 档案移交手续

  1、移交要求

  档案材料移交前,移交方需将电子目录传给亚博登录首页档案室相应的接收人审阅,审核通过后方可将纸质材料移交亚博登录首页档案室。档案材料移交时,必须是兼职档案员本人。

  2、归档验收

  移交档案时,交接双方当面清点核对,按归档要求进行验收,不符合要求的须退回整改,验收合格后方可办理移交手续。

  3、移交手续

  移交档案材料时必须填写《文件材料移交清单》(详见附件三),清单一式二份,内容较多的需加编页号,经交接双方签字后各留一份备查。

  四、归档移交时间

  请各部门于 2020 年 6 月 30 日前完成 2019 年度的档案移交工作。

五、联系方式

  各部门在档案归档、整理、组卷和移交过程中若有问题,请及时与亚博登录首页总部档案室 205 室余苑香联系,联系方式:13536597800。

  特此通知。

  广东yabo亚博app控股亚博登录首页有限公司

  二〇二〇年五月九日